¿Cuántas veces cuando nos enfrentamos a la titánica tarea de realizar algún tipo de gestión administrativa nos vemos envueltos en un pasamanos interminable entre personas que forman parte de un mismo proceso pero responden a distintas áreas? Y con cada persona con la que hablamos de ese «equipo» es una puerta para que nos deriven con otra persona que no tiene idea del proceso y nos cuenta que solamente puede resolver algo relacionado con su tarea y que si no es eso tenemos que hablar con otra persona. ¿Y cuando el «equipo» no tiene idea de todas las veces que ya llamé o interactué con otros miembros para resolver mi gestión?

Al contrario de lo que piensa mucha gente, equipo y grupo no son sinónimos.

Desde que tengo uso de razón las organizaciones están cada vez más presionadas para mejorar sus resultados usando los recursos de forma más eficiente, los métodos de colaboración se volvieron cada vez más efectivos y estamos avanzando hacia organizaciones con estructuras más planas, pero en esta realidad es llamativo que todavía hoy las organizaciones delegan tareas y proyectos importantes a grupos, quizá pensando que obviamente por el solo hecho de estar trabajando en temas relacionados o afines se convertirán en un equipo.

Difícil de creer pero sin embargo, este error es más común de lo que creemos. ¿Cómo darte cuenta si estás frente a uno u otro? En este sentido podemos destacar 8 aspectos que distinguen a uno de otro:

Propósito

El propósito es responder la pregunta ¿Para qué hacemos lo que hacemos? Dentro de un equipo los miembros se dan cuenta de que la única forma de lograr un objetivo colectivo es trabajando juntos. Es este propósito y valores comunes que unen y conectan. Por ejemplo, no es solo trabajar en distintas partes del proceso de atención al cliente, es compartir el propósito de brindarle una experiencia de usuario superadora y además indicadores como puede ser, el índice de retención de clientes.

Procesos compartidos

No alcanza con que cada persona sea responsable de una parte del proceso. Todos tienen que tener visibilidad completa del proceso de punta a punta, de sus indicadores, en qué etapa estamos teniendo problemas y participar de actividades de mejora continua sobre el mismo.

Conciencia de rol

En cualquier grupo, cada individuo está preocupado por su propia tarea y se sabe o se entiende poco acerca de las tareas de los otros miembros del grupo. No hay una visión general de los aportes que cada individuo hace al resultado final, y esta es la base para la falta de comprensión, la sospecha y la creación de «pequeños silos». Dentro de los equipos, los miembros son conscientes de que todos contribuyen al resultado final y que adquirir conocimientos sobre las tareas de los demás puede conducir a resultados aún mejores.

La resolución de conflictos

Dentro de cualquier grupo, cuando surgen conflictos, los miembros se apuran a buscar culpables y esperan que el jefe o alguien resuelva la situación. Dentro de los equipos, los miembros sienten un vínculo entre ellos y asumen la responsabilidad de la colaboración y de la resolución de problemas.

Confiar

Dentro de cualquier grupo, dada la falta de confianza y conocimiento mutuo, siempre hay algún elemento de sospecha que hace que los miembros sean más cautelosos con lo que dicen y hacen. Esto afecta la espontaneidad y la creatividad. Dentro de un equipo, la confianza conduce a una comunicación abierta, lo que hace que se valore la contribución de todos. Los miembros escuchan con respeto los puntos de vista de los demás y son conscientes del beneficio de las diferentes perspectivas para encontrar soluciones a los problemas.

Gerente

Dentro de cualquier grupo, el control constituye la base sobre la que gestiona un gerente. Se les dice a los miembros qué tienen que hacer, cuándo tienen que entregar las tareas y, preferiblemente, cómo debe hacerse. Dentro de los equipos, la atención del gerente se centra en ganar compromiso con los objetivos. A los miembros del equipo se les pide su opinión sobre los objetivos y cómo creen que se pueden lograr.

Desarrollo

Dentro de cualquier grupo, la capacitación está dirigida a desarrollar las habilidades que se necesitan a corto plazo para ejecutar la tarea que un miembro tiene que hacer. Dentro de los equipos, se anima a los miembros a colaborar, a no tener miedo de admitir errores y a estar abiertos a las críticas. Por tanto, es fundamental que los miembros reciban formación en los campos de desarrollo personal y dinámica de equipo, además de la formación habitual de orientación profesional.

Apreciación

Dentro de cualquier grupo, la retroalimentación se da principalmente cuando las cosas van mal y si es necesario introducir mejoras. Y muchas veces cualquier éxito se lo atribuye el gerente. Los equipos, por el contrario, saben lo importante que es reconocer y celebrar los éxitos juntos y estar orgullosos de lo que se logró. El gerente se da cuenta de que él o ella es responsable de crear las condiciones en las que los miembros del equipo puedan sobresalir.

¿Y vos y tu equipo? ¿Sos parte de un grupo o miembro de un equipo?

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